In der US-amerikanischen Filmkomödie „Man lernt nie aus“ Robert De Niro einen Rentner, der auf der Suche nach einer sinnvollen Beschäftigung eine Stelle als Praktikant in einem Internet-Startup annimmt. Die Handlung dreht sich um die Beziehung zwischen der Chefin und dem erfahren älteren Herrn, den sie nach anfänglicher Ablehnung immer mehr als einen guten Freund und Berater akzeptiert. Seine Art sich zu kleiden und die Themen zu bearbeiten passt kaum zu dem Stil des Unternehmens. Allerdings übernehmen einige der jungen Mitarbeiter Teile seines Stils. So bringt er den jungen Männern bei, dass man immer ein Stofftaschentuch zur Hand haben sollte. Auch sein Aktenkoffer erweckt bei den jungen Kollegen Interesse. Dinge im Aktenkoffer, oder in der Aktentasche zwsichen der Wohnung und dem Büro hin und her zu tragen ist heute kaum noch üblich und durch die fortgeschrittene Digitalisierung auch nicht unbedingt erforderlich. In einer klassischen Aktentasche finden sich in erster Linie analoge Gegenstände. Also trägt man heute noch Aktentasche, oder nicht? Ist die Ledertasche, die früher zur Standardausrüstung gehörte, heute überholt, oder sollte man überlegen, das praktische Accessoire wieder einzuführen?
Akten
Wir leben in einer Zeit, in der man das gesamte Büro in der Hosentasche tragen kann. Das Smartphone und die Internetverbindung sind meist ausreichend, um sich allen Aufgaben zu widmen. Die Basis dafür bietet die Digitalisierung. Büros funktionieren per Definition papierlos. Man braucht also weder einen Taschenrechner, noch einen Federhalter, oder einen Schreibblock. Auch gibt es Akten heute fast nur noch online. Der Vorteil liegt auf der Hand. In allen Arbeitsschritten ist man digital wesentlich effizienter. Ein digitales Dokument ermöglicht es, während der Erstellung Änderungen vorzunehmen, ohne wieder von vorne zu beginnen. Bilder, Grafiken und andere Medien können problemlos eingebaut werden. Es ist möglich im Team an einem Dokument zu arbeiten und es lässt sich problemlos teilen. Auch der Zugriff auf die Daten ist einfach. Statt durch Ordner zu blättern reicht es, einen Suchbegriff einzugeben. Schon erhält man alle Treffer und hat Zugriff auf alle relevanten Unterlagen. Die Ablage und das Suchen sind also genauso einfach, wie die Erstellung und das Bearbeiten von Dokumenten. So steigert man die eigene Produktivität.
Produktivität
In unserer Leistungsgesellschaft ist es ganz selbstverständlich, dass wir effizient arbeiten und produktiv sind. Die Systeme, in denen wir aktiv sind, erwarten Leistung. Das treibt die Wirtschaft an und ist notwendig um Karriere zu machen. Allerdings ist in den letzten Jahren eine leichte Trendumkehr zu beobachten. Unter Schlagwörtern wie Entschleunigung, oder Work-Life-Balance sagt man der Leistungsgesellschaft den Kampf an und rückt wieder die eigene Gesundheit und das eigene Befinden in den Vordergrund. Auf Dauer halten nur wenige Menschen dem permanenten Leistungsdruck stand. Oft endet eine steile Karriere in einer Burnout-Depression, oder mit körperlichen Beschwerden. Ein ausgeglichener Lebenwandel mit einer gesunden Mischung aus Arbeit, Leistung, Freizeit und bewußter Auseinandersetzung mit sich selbst ist schlichtweg gesünder. Dass das für Berufseinsteiger nicht immer einer Option ist, ist traurige Realität. Aber wenn man erst einmal eine Position erreicht hat, die ein gewisses Maß an Mitgestaltung ermöglicht, ist es besser, den Teufelskreis zu durchbrechen.
Back to the roots
Das menschliche Gehirn ist extrem leistungsfähig. Allerdings ist es grundsätzlich auch sehr faul. Viel von dem, was wir Tag für Tag machen, passiert in einer Art Autopilot. Wir sind nicht ganz bei der Sache und lassen Abläufe automatisch ablaufen. Außerdem ist unser Gehirn sehr gut darin, Muster zu erkennen. Auf dieses Prinzip basieren optische Täuschungen. Gleichzeitig bedeutet das aber, dass wir wesentlich weniger selbstbestimmt sind, als wir meinen. Auch nehmen wir nur einen Bruchteil von dem, was wir tun, wirklich bewußt wahr. So wie wir in der Lage sind, mit dem Auto eine bekannte Strecke zu fahren und danach keine Erinnerung an die Fahrt zu haben, so kann auch der Tagesablauf im Büro teilautomatisch absolviert werden. Am Ende des Arbeitstages zählt die Anzahl der abgearbeiteten E-Mails und anderer Aufgaben. Das führt dazu, dass wir Dinge weniger gut machen, als es möglich wäre. Wir sind nicht ganz bei der Sache, entscheiden spontan und nicht überlegt und arbeiten im Sinner von Quantität, anstelle von Qualität. Das mag bei vielen Aufgaben sinnvoll sein, trotzdem sollte man den Gedanken der Entschleunigung auch bei der Entscheidungsfindung bei der Arbeit zulassen. Statt sich zu bemühen, zahlreiche Dinge parallel zu bearbeiten, ist es besser, die Dinge nach Wichtigkeit zu reihen und nacheinander abzuarbeiten. Sich Zeit zu nehmen ist dabei der entscheidende Faktor.
Die Aktentasche
Die Aktentasche steht für diese Form der Entschleunigung. Der gesamte Inhalt, der in einer klassischen Aktentasche zu finden ist, symbolisiert die bewußte Auseinandersetzung mit einem Thema. Der Federhalter und der Schreibblock ermöglicht es, die eigene Kreativität auszuleben und individuelle Notizen anzufertigen. Auch das Pausenbrot und das Getränk findet seinen Platz und sorgt dafür, dass man sich nicht nur bewußter mit der Nahrungsaufnahme auseinandersetzt, sondern auch eine Pause einhält, um neue Kraft zu tanken. Auch wenn moderne Aktentaschen natürlich auch Raum für Smartphone und Laptop bieten, so bieten sie doch viel Raum, für analoge Werkzeuge der Entschleunigung. Effizienz in den Mittelpunkt zu stellen ist kein grundsätzlicher Fehler. Ihr alles andere unterzuordnen ist allerdings falsch. Bewußt zu arbeiten und sich bewußt mit der aktuellen Aufgabe auseinanderzusetzen kann viel effizienter sein, als ein Maximum an Aufgaben gleichzeitig abzuwickeln.
Der eigene Stil
Abgesehen von der Möglichkeit, die Aktentasche als Werkzeug der Entschleunigung einzusetzen, ist sie auch ein perfektes Accessoire. Die Kombination aus feinen Stoffen und Leder wirkt edel und rundet das Business-Outfit ab. Moderne Aktentaschen verbinden traditionelle Werte mit einem zeitgemäßen Design und ermöglichen Individualität. So wie das Portemonnaie Herren schon immer wichtig war und als Stilelement eingesetzt wurde, kann auch die Aktentasche heute ein zentrales Element des Outfits werden. So wie Frauen die passenden Handtaschen zu Schuhen und Outfit tragen, so kann man auch als Mann mehrere Aktentaschen im Einsatz haben und je nach Grundfarbe und Stil zwischen schwarzem, braunem Leder unterscheiden. Taschen aus weichem Leder wirken legerer und passen zu einem sportlichen Stil, während glattes und steifes Leder in schlichtem Schwarz, oder Braun, zum strengen Business-Look passen.
Analoges Business
Es ist das Vorrecht der wirklich mächtigen Menschen, auf einen Computer zu verzichten. Wo die Sekretärin sich um eingehende Mails kümmert, sie ausdruckt und sie diskret in der Unterschriftenmappe am leeren Schreibtisch des Vorgesetzten platziert, da gibt es keine Unterbrechungen. Auch wenn es einfacher und wahrscheinlich effizienter wäre, die Mails selbst zu lesen, jeden Spam auszusortieren und sich mit irrelevanten Nachrichten zu beschäftigen, steigert die analoge Bearbeitung der Aufgaben auf jeden Fall die Qualität. Ein handschriftlicher Vermerk auf einem ausgedruckten Mail ist wahrscheinlich aus Sicht der Umwelt ein eher schlechtes Signal. Aber eine Aktentasche, gefüllt mit Papieren, mit denen man sich entspannt daheim auseinandersetzt, unterscheidet sich in allen Aspekten sehr von einem gestressten Manager, der stundenlang auf einen Bildschirm starrt und sich Seite für Seite durch umfangreiche Akten quält. Die analoge Arbeitsweise ist heute ein Luxus geworden, den wir uns durchaus einmal gönnen sollten. Die ständige Überforderung und die durchgängige Erreichbarkeit auf mehreren Kanälen tut uns auf Dauer nicht gut. Eine Aktentasche kann ein erster Schritt in eine völlig neue Arbeitsweise sein und dabei helfen, fokussiert und zielgerichtet Dinge zu erledigen. Trägt man heute noch eine Aktentasche? Für die meisten Menschen ist diese Frage mit Nein zu beantworten. Aber jeder, der die Möglichkeit dazu hat, sollte den ersten Schritt gehen und die Fesseln der Digitalisierung sprengen.
